Poniedziałek ruszył z kopyta, Wasza lista to-do na ten tydzień w okolicy południa to już pewnie pęka w szwach. Dziś planujecie podbić świat. Deadline: najdalej do weekendu. We wtorek macie jakieś trzy wiadra zapału. W środę już ze dwa, ale wciąż jesteście w grze. W czwartek okazuje się, że w wiadrach jest dziura i co prawda w dużej mierze nie z Waszej winy, ale na piątek to tych możliwości do dowiezienia zadań nie ma zbyt wiele.

No cóż, może za tydzień.

Z tym, że za tydzień znów rozjeżdża się lista z zadaniami do wykonania z tymi, które faktycznie udało się odhaczyć. Frustrujące, nie? Przecież to był must-do! A tymczasem wjedżdza, to co dotyka wielu z nas.

Heurystyka nadmiernego optymizmu i łudzenie planowania.

O co tu chodzi?

To od początku. Zbytni optymizm prognoz dotyczy naszych szacunków realizacji, które w danym dniu, tygodniu, kwartale dowieziemy. Dam radę to ogarnąć, bo dlaczego nie?

Najczęściej po pierwsze dlatego, że nie bierzemy pod uwagę wydarzeń zewnętrznych, na które mamy mały lub żaden wpływ. Na przykład: nieplanowane spotkanie, telefon, zadanie na ASAP, rozmowa z klientem, współpracownikiem lub kimkolwiek innym, kto wbija się w nasz misternie ułożony plan i całkowicie go rozwala. Nie zdajemy sobie sprawy, że nawet minutowe przerywniki potrafią całkowicie zniweczyć nasz fokus. Czasem na 15 minut, czasem na cały dzień (!).

Po drugie, zbyt optymistycznie szacujemy, ile czasu potrzebujemy do wykonania danego zadania. Napisać maila i zadzwonić w jedno miejsce? Easy peasy, daję sobie maksymalnie 12 minut. Wtem okazuje się, że tyle zajmuje nam przeczytanie maila raz jeszcze i zastanowienie się nad odpowiedzią. Skorygowanie jej. Zmianę słowa, danych, formułki. Finalnie jeden mail to minut trzydzieści, ten szybki telefon drugie tyle. I tak dalej… Potem regeneracja myśli, której potrzebujemy, a której nie ujęliśmy w planie dnia. I tak z tych 12 minut zrobiły się absurdalne trzy godziny.

W efekcie stuknęła nam trzynasta, efektywność naszego mózgu pędzi w dół niczym Bargiel z K2, a po obiedzie to możemy co najwyżej pomyśleć o tym, które zadania możemy dziś olać, a które zrobimy najpewniej po kolacji. I tak to się kolejny tydzień rozpoczyna.

Czujecie ten klimat? No to lecimy dalej.

Złudzenie planowania

czyli drugi killer w naszym zestawieniu, jak sama nazwa wskazuje, prowadzi nasze szacunki na manowce. Na ten efekt składają się między innymi:

• przestrzelone prognozy dotyczące czynników zewnętrznych (osobowych i środowiskowych), pisałam o tym więcej w ostatnim poście,
  niewzięcie pod uwagę naszych własnych potrzeb i słabości, które mocno wpłyną na termin i jakość realizacji, a które pojawiają się zawsze (np. rozproszenie, emocje, zmęczenie, głód, znudzenie),
• brak monitorowania i optymalizacji planu NA BIEŻĄCO – dobrze jest codziennie, a czasem nawet dwa razy dziennie zobaczyć, w którym miejscu jestem, czy dowiozę co zaplanowałam do końca dnia, jak priorytetyzować zadania
• niedopuszczanie myśli, że nie dowiozę kawałka, lub (nawet dużej części) zadań, które obiecałam wykonać. Kurczowo trzymamy się myśli, że wszystko musi być zrobione bez realistycznego audytu bieżących możliwości. To przede wszystkim hamuje nas przed tym, by móc reagować i redukować koszty czy ewentualne straty.
  
  Słowem – złudzenie planowania, czyli złudzenie, że jak postanowiłam na początku dnia, tygodnia, roku, tak bankowo i bez względu na życie i świat dowiozę ja, zespół i wszystkie związane ze mną ekipy. A dowozimy… Nieczęsto. Przynajmniej nie w tym terminie, zakresie czy budżecie. I zdarza się to absolutnie wszystkim, od uczniów szkoły podstawowej do osób decyzyjnych i realizatorów gigantycznych projektów takich jak muzea, drogi czy mosty.

Brzmi trochę ponuro?

Nie powinno! 🙂 uświadomienie sobie źródła i charakteru problemu to pierwszy krok ku jego rozwiązaniu.

Konkretne wskazówki jak sobie z nim poradzić znajdziecie w kolejnym artykule, już niebawem!